Taloyhtiön hallituksen tehtävänä on huolehtia siitä, että yhtiön talous ja kiinteistön ylläpito pysyvät hyvässä kunnossa ympäri vuoden. Osa tehtävistä toistuu vuosittain, osa tehdään vain tarvittaessa.
Tähän artikkeliin kokosimme muistilistan vuoden tärkeimmistä asioista. Muistilistan avulla hallituksen on helpompi pysyä kärryillä siitä, mitä vuoden aikana kannattaa huomioida.
1. Tilinpäätöksen valmistelu
Tilinpäätös on yksi taloyhtiön tärkeimmistä vuosittaisista tehtävistä. Se kertoo, miten taloyhtiön talous on kehittynyt tilikauden aikana.
Tilinpäätöstä varten on tärkeää varmistaa, että:
- kaikki tositteet on toimitettu kirjanpitoon
- kirjanpito on ajan tasalla
- mahdolliset lainat, rahastoinnit ja tuloutukset on käsitelty oikein
- tilin- tai toiminnantarkastajalle toimitetaan tarvittavat asiakirjat hyvissä ajoin.
Hyvin valmisteltu tilinpäätös helpottaa myös yhtiökokouksen järjestämistä.
2. Talousarvion laatiminen
Seuraavan tilikauden talousarvio kannattaa valmistella huolellisesti. Sen avulla varmistetaan, että taloyhtiöllä on riittävät varat kiinteistön ylläpitoon ja suunniteltuihin hankkeisiin.
Talousarviota laadittaessa kannattaa huomioida esimerkiksi:
- kiinteistön hoitokulut
- tulevat korjaukset
- lainanhoitokulut
- mahdolliset kustannusten nousut.
Huolellisesti laadittu talousarvio auttaa pitämään vastikkeet oikealla tasolla.
3. Yhtiökokous
Varsinaisessa yhtiökokouksessa päätetään monista taloyhtiön tärkeimmistä asioista.
Yhtiökokouksessa käsitellään esimerkiksi:
- tilinpäätöksen vahvistaminen
- vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle
- talousarvion hyväksyminen
- hallituksen valinta
- vastikkeiden suuruus.
Monissa taloyhtiöissä uudet vastikkeet otetaan käyttöön yhtiökokouksen jälkeen.
4. Vastikkeiden päivittäminen
Kun yhtiökokous on vahvistanut uudet vastikkeet, ne tulee päivittää laskutukseen.
Samalla kannattaa tarkistaa esimerkiksi:
- osakasmuutokset
- autopaikka- ja saunavastikkeet
- vesiennakot
- muut mahdolliset käyttökorvaukset.
Ajantasainen vastikelaskutus vähentää virheitä ja helpottaa talouden seurantaa.
5. Vesimittarilukemat ja vesitasaus
Monissa taloyhtiöissä vesimittarit luetaan vuoden lopulla tai ennen tilinpäätöksen laatimista.
Mittarilukemien perusteella voidaan laatia vesitasauslaskut, jolloin jokainen maksaa vedenkulutuksestaan mahdollisimman oikeudenmukaisesti.
Jos mittarilukemat kerätään hyvissä ajoin, myös vesilaskutus sujuu huomattavasti helpommin.
6. Talouden seuranta vuoden aikana
Pelkkä tilinpäätös ei riitä, vaan hallituksen kannattaa seurata talouden toteutumista myös vuoden aikana.
Hyviä seurattavia asioita ovat esimerkiksi:
- budjetin toteutuminen
- pankkitilin saldo
- maksuvalmius
- maksamattomat vastikkeet
- suuremmat poikkeamat talousarvioon.
Säännöllinen seuranta auttaa reagoimaan ajoissa mahdollisiin muutoksiin.
7. Kiinteistön ylläpito
Talouden lisäksi hallituksen vastuulla on huolehtia kiinteistön kunnosta.
Vuoden aikana kannattaa kiinnittää huomiota esimerkiksi:
- kevät- ja syystalkoiden järjestämiseen
- piha-alueiden kuntoon
- leikkipaikkojen turvallisuuteen
- jätehuollon toimivuuteen
- huoltoyhtiön toimintaan
- talvikunnossapitoon.
Pienilläkin tarkastuksilla voidaan ehkäistä suurempia korjaustarpeita.
8. Korjausten suunnittelu
Korjauksia ei kannata suunnitella vasta silloin, kun ongelmia ilmenee.
Hallituksen kannattaa arvioida säännöllisesti:
- tulevat kunnossapitotarpeet
- mahdolliset remontit
- tarjousten pyytäminen ajoissa
- rahoituksen riittävyys.
Pitkäjänteinen suunnittelu auttaa pitämään asumiskustannukset ennakoitavina.
9. Sopimusten ja vakuutusten tarkistaminen
Vuoden aikana on hyvä käydä läpi myös taloyhtiön sopimukset.
Tarkistettavia asioita voivat olla esimerkiksi:
- kiinteistövakuutus
- huoltosopimus
- jätehuolto
- siivoussopimus
- mahdolliset muut palvelusopimukset.
Samalla voidaan arvioida, vastaavatko nykyiset sopimukset edelleen taloyhtiön tarpeita.
Muistilista hallitukselle
Vuoden aikana kannattaa huolehtia ainakin näistä:
✅ Tilinpäätös
✅ Talousarvio
✅ Yhtiökokous
✅ Vastikkeiden päivittäminen
✅ Talouden seuranta
✅ Vesimittarilukemat ja vesitasaus
✅ Kevät- ja syystalkoot
✅ Kiinteistön kunnossapito
✅ Sopimusten ja vakuutusten tarkistaminen
✅ Tulevien korjausten suunnittelu
Yhteenveto
Taloyhtiön hallituksen tehtävät jakautuvat koko vuoden ajalle. Kun tärkeät asiat hoidetaan suunnitelmallisesti, talous pysyy hallinnassa ja kiinteistö hyvässä kunnossa.
Kirjanpidon ja taloushallinnon ei tarvitse olla hallitukselle kuormittavaa. Ammattitaitoinen kirjanpitäjä auttaa varmistamaan, että lakisääteiset velvollisuudet hoituvat ajallaan ja taloyhtiön talous pysyy selkeänä.
Tarvitsetko apua taloyhtiön kirjanpidossa?
Summaamo auttaa taloyhtiöitä selkeällä, henkilökohtaisella ja ennakoitavalla taloushallinnolla. Ota rohkeasti yhteyttä – keskustellaan juuri sinun taloyhtiösi tarpeista.
- Mitä taloyhtiön kirjanpito maksaa?
- Mitä kirjanpitopalveluun kuuluu?
- Mitä sähköinen taloushallinto tarkoittaa?
- Taloyhtiön tilinpäätös – mitä siihen kuuluu?
- Taloyhtiön veroilmoitus – mitä hallituksen kannattaa tietää?
- Tilinpäätös ilman jatkuvaa kirjanpitosopimusta
- Pienen taloyhtiön kirjanpito – kannattaako ulkoistaa?