Mitä hallituksen kannattaa toimittaa kirjanpitäjälle?

Taloyhtiön kirjanpito perustuu siihen, että kirjanpitäjällä on käytössään riittävät ja ajantasaiset tiedot taloyhtiön tapahtumista. Hallituksen ei tarvitse osata tehdä kirjanpitoa itse, mutta sen kannattaa huolehtia siitä, että kirjanpitäjälle toimitetaan tarvittavat tositteet ja tiedot ajoissa.

Kun aineisto kulkee kirjanpitäjälle säännöllisesti, kirjanpito pysyy ajan tasalla ja taloyhtiön hallituksen on helpompi seurata talouden kehitystä.

Mitä kirjanpitäjälle pitää toimittaa?

Taloyhtiön kirjanpitäjälle toimitettava aineisto riippuu jonkin verran taloyhtiön toiminnasta ja tapahtumista. Kaikissa taloyhtiöissä ei esimerkiksi ole lainoja, remontteja tai liiketiloja.

Perusperiaate on kuitenkin yksinkertainen: kirjanpitäjän pitäisi saada tieto kaikista taloyhtiön talouteen vaikuttavista tapahtumista.

1. Laskut ja kuitit

Kirjanpitäjälle toimitetaan taloyhtiön laskut ja muut ostotapahtumiin liittyvät tositteet.

Näitä voivat olla esimerkiksi:

Sähköisessä taloushallinnossa laskut voidaan vastaanottaa ja käsitellä sähköisesti, jolloin erillisten paperitositteiden käsittely vähenee.

2. Pankkitilit ja tiliotteet

Kirjanpitäjä tarvitsee tiedot taloyhtiön pankkitileillä tapahtuneista rahaliikenteistä.

Jos pankkitili on yhdistetty kirjanpitojärjestelmään, tapahtumat voivat siirtyä järjestelmään automaattisesti. Tästä huolimatta on tärkeää, että kirjanpitäjällä on käytössään kaikki tarvittavat tiedot ja että mahdolliset epäselvät tapahtumat selvitetään.

Esimerkiksi tilille tullut suoritus, josta ei käy suoraan ilmi maksaja tai maksun tarkoitus, voi vaatia hallitukselta lisätietoja.

3. Kokouspöytäkirjat ja päätökset

Myös hallituksen ja yhtiökokouksen päätöksillä voi olla vaikutusta kirjanpitoon.

Kirjanpitäjälle on hyvä toimittaa esimerkiksi tiedot päätöksistä, jotka koskevat:

Näin kirjanpitäjä tietää, mitä taloyhtiössä on päätetty ja miten päätökset vaikuttavat talouteen.

4. Tiedot vastikkeista ja muista maksuista

Kirjanpitäjä tarvitsee ajantasaiset tiedot taloyhtiön perimistä maksuista.

Näitä voivat olla esimerkiksi:

Jos vastikkeiden määrään tai maksuperusteisiin tulee muutoksia, tieto kannattaa toimittaa kirjanpitäjälle mahdollisimman nopeasti.

Myös päätökset ylimääräisistä vastikkeista tai muista maksuista on tärkeää ilmoittaa.

5. Lainojen tiedot

Jos taloyhtiöllä on lainaa, kirjanpitäjä tarvitsee lainoihin liittyvät tiedot ja niiden muutokset.

Esimerkiksi:

Lainojen ajantasaiset tiedot ovat tärkeitä myös tilinpäätöksen laatimista varten.

6. Remontit ja muut suuremmat hankkeet

Remontit ovat yksi asia, josta kirjanpitäjän kannattaa saada tietoa mahdollisimman aikaisin.

Kirjanpitäjälle kannattaa toimittaa esimerkiksi:

Näin kirjanpitäjä pystyy käsittelemään remonttiin liittyvät tapahtumat oikein kirjanpidossa.

7. Uudet sopimukset ja muutokset

Myös taloyhtiön sopimuksilla voi olla vaikutusta talouteen.

Kirjanpitäjälle kannattaa ilmoittaa esimerkiksi:

Kaikkia sopimuksia ei välttämättä tarvitse toimittaa kirjanpitäjälle kokonaisuudessaan, mutta olennaisista taloudellisista muutoksista on hyvä ilmoittaa.

Entä jos jokin tapahtuma tuntuu pieneltä?

Hallituksen ei tarvitse itse arvioida, onko jokin tapahtuma ”tarpeeksi tärkeä” kirjanpitoa varten.

Jos taloyhtiössä tapahtuu jotain, mikä saattaa vaikuttaa talouteen, asiasta kannattaa mieluummin ilmoittaa kirjanpitäjälle kuin jättää se ilmoittamatta.

Kirjanpitäjä voi arvioida, tarvitseeko tapahtuma käsitellä kirjanpidossa ja mitä tietoja siihen tarvitaan.

Milloin aineisto kannattaa toimittaa?

Aineisto kannattaa toimittaa kirjanpitäjälle säännöllisesti ja mahdollisimman pian tapahtumien jälkeen.

Kun laskut, tositteet ja muut tiedot toimitetaan kerralla vasta pitkän ajan kuluttua, kirjanpidon tekeminen hidastuu ja mahdollisten epäselvyyksien selvittäminen vaikeutuu.

Säännöllisesti toimitettu aineisto auttaa myös hallitusta saamaan ajantasaisemman kuvan taloyhtiön taloudesta.

Hallituksen muistilista

Ennen kuin aineisto toimitetaan kirjanpitäjälle, kannattaa tarkistaa ainakin:

☐ Laskut ja kuitit on toimitettu
☐ Pankkitilien tapahtumat ovat ajan tasalla
☐ Vastikkeisiin ja muihin maksuihin liittyvät muutokset on ilmoitettu
☐ Hallituksen ja yhtiökokouksen olennaiset päätökset on toimitettu
☐ Lainoihin liittyvät muutokset on ilmoitettu
☐ Remonteista ja suuremmista hankkeista on annettu tarvittavat tiedot
☐ Uusista merkittävistä sopimuksista on ilmoitettu
☐ Epäselvistä tai poikkeavista tapahtumista on annettu lisätiedot

Hyvin toimitettu aineisto helpottaa kaikkien työtä

Kun kirjanpitäjällä on käytössään oikeat ja ajantasaiset tiedot, kirjanpito voidaan tehdä sujuvammin ja taloyhtiön taloutta on helpompi seurata.

Hallituksen tehtävänä ei ole osata kirjanpidon yksityiskohtia, vaan huolehtia siitä, että kirjanpitäjällä on riittävät tiedot taloyhtiön taloudesta.

Summaamossa haluamme tehdä taloyhtiön taloushallinnosta mahdollisimman selkeää ja sujuvaa. Säännöllinen yhteistyö hallituksen kanssa auttaa pitämään kirjanpidon ajan tasalla ja antaa hallitukselle paremman kokonaiskuvan taloyhtiön taloudesta.

↑