Taloyhtiön kirjanpitäjän vaihtaminen – mitä pitää ottaa huomioon?

Kirjanpitäjän vaihtaminen saattaa kuulostaa isolta projektilta, mutta käytännössä sen ei tarvitse olla vaikeaa. Kun vaihto suunnitellaan yhdessä uuden kirjanpitäjän kanssa, suurin osa käytännön järjestelyistä voidaan hoitaa hallituksen puolesta.

Kirjanpitäjää voi olla tarpeen vaihtaa esimerkiksi silloin, jos palvelu ei enää vastaa taloyhtiön tarpeita, yhteydenpito ei toimi tai taloyhtiö haluaa selkeämmän ja nykyaikaisemman tavan hoitaa talouttaan.

Miten kirjanpitäjän vaihtaminen käytännössä tapahtuu?

Vaihto voidaan tehdä muutaman selkeän vaiheen kautta:

1. Etsitään uusi kirjanpitäjä

Ensin hallitus valitsee taloyhtiölle uuden kirjanpitäjän tai taloushallinnon palveluntarjoajan.

Tässä vaiheessa kannattaa selvittää ainakin:

2. Sovitaan vaihdosta uuden kirjanpitäjän kanssa

Kun uusi kirjanpitäjä on valittu, hänen kanssaan sovitaan käytännön aikataulusta ja siitä, mitä tietoja vanhalta kirjanpitäjältä tarvitaan.

Tässä vaiheessa hallituksen ei tarvitse tietää kaikkea etukäteen. Uusi kirjanpitäjä voi kertoa, mitä tarvitaan ja auttaa vaihdon etenemisessä.

3. Aineistot siirtyvät uudelle kirjanpitäjälle

Uusi kirjanpitäjä tarvitsee taloyhtiön kirjanpidon kannalta olennaiset tiedot ja aineistot, kuten aikaisemmat tilinpäätöstiedot ja tarvittavat kirjanpitoaineistot.

Aineiston siirtämisen käytännöt riippuvat siitä, miten taloyhtiön kirjanpito on aiemmin hoidettu ja mitä järjestelmiä käytetään.

4. Uusi kirjanpitäjä ottaa kirjanpidon hoitaakseen

Kun tarvittavat tiedot on saatu, uusi kirjanpitäjä voi perehtyä taloyhtiön tilanteeseen ja jatkaa kirjanpidon hoitamista sovitusta ajankohdasta lähtien.

Tavoitteena on, että taloyhtiön arki jatkuu mahdollisimman normaalisti vaihdoksesta huolimatta.

Pitääkö kirjanpitäjää vaihtaa vuoden vaihteessa?

Ei tarvitse. Kirjanpitäjän voi vaihtaa milloin tahansa vuoden aikana. Vaihdolle ei ole yhtä oikeaa ajankohtaa, vaan tärkeintä on sopia vaihto selkeästi uuden ja nykyisen kirjanpitäjän kanssa.

Uusi kirjanpitäjä voi auttaa siirtymässä ja huolehtia siitä, että tarvittavat aineistot ja tiedot saadaan siirrettyä sujuvasti. Näin kirjanpito voi jatkua normaalisti myös kesken tilikauden.

Eli jos taloyhtiö tarvitsee uuden kirjanpitäjän, vaihtoa ei tarvitse siirtää vuodenvaihteeseen vain siksi, että se olisi helpompaa. Hyvä ajankohta on silloin, kun vaihto on taloyhtiön kannalta tarpeellinen ja siirtymä voidaan suunnitella rauhassa.

Entä jos nykyinen kirjanpitäjä käyttää eri ohjelmaa?

Sekään ei yleensä estä vaihtamista.

Uusi kirjanpitäjä selvittää, miten tarvittavat tiedot saadaan siirrettyä käytettävään järjestelmään. Jos taloushallinnon ohjelmisto vaihtuu samalla, siirtoon kannattaa varata riittävästi aikaa ja varmistaa, että tarvittavat tiedot siirtyvät oikein.

Hallituksen ei tarvitse itse huolehtia teknisestä siirrosta.

Mitä hallituksen pitää tehdä?

Hallituksen tehtävä on ennen kaikkea tehdä päätös kirjanpitäjän vaihtamisesta ja huolehtia siitä, että vaihdosta sovitaan asianmukaisesti.

Käytännössä uuden kirjanpitäjän kanssa voidaan käydä läpi:

Nykyisen kirjanpitäjän sopimusehdot ja irtisanomisaika kannattaa tietenkin tarkistaa ennen vaihtoa.

Vaihto voi olla myös hyvä hetki tarkistaa taloushallinnon käytännöt

Kirjanpitäjän vaihtaminen ei ole pelkästään uuden palveluntarjoajan valitsemista. Samalla kannattaa miettiä, toimiiko taloyhtiön nykyinen taloushallinto niin hyvin kuin sen pitäisi.

Voisiko esimerkiksi:

Kirjanpitäjän vaihdos voi olla hyvä tilaisuus päivittää toimintatapoja ilman, että taloyhtiön tarvitsee tehdä mitään suurta muutosta itse.

Kirjanpitäjän vaihtamisen ei tarvitse olla hankalaa

Usein suurin kynnys vaihtamiseen on ajatus siitä, että vaihto olisi monimutkainen. Todellisuudessa uuden kirjanpitäjän kanssa voidaan käydä vaihe vaiheelta läpi, mitä tarvitaan ja missä järjestyksessä asiat tehdään.

Kun aikataulu ja vastuut sovitaan etukäteen, vaihto voidaan tehdä hallitusti ja taloyhtiön normaali taloushallinto voi jatkua ilman turhaa katkoa.

Harkitsetteko kirjanpitäjän vaihtamista?

Summaamossa autamme taloyhtiöitä myös kirjanpitäjän vaihdoksessa. Käymme hallituksen kanssa läpi tarvittavat tiedot, aikataulun ja käytännön järjestelyt, jotta siirtyminen uudelle kirjanpitäjälle olisi mahdollisimman helppoa.

Kirjanpitäjän vaihtamisen ei tarvitse olla iso projekti – sen voi tehdä selkeästi ja hallitusti.

↑