Loppuvuosi on paras hetki kilpailuttaa taloyhtiön tilinpäätös. Kun uusi tekijä on sovittu ennen vuodenvaihdetta, vuoden aineisto voidaan toimittaa heti tammikuussa, ja tilinpäätös on valmis hyvissä ajoin ennen yhtiökokousta. Jos kilpailutus jää kevääseen, aikaa jää vähän ja kiire nostaa sekä hintaa että virheiden riskiä.
Miksi tilinpäätös kannattaa kilpailuttaa?
Moni taloyhtiö on pitänyt saman kirjanpitäjän vuosia kysymättä, mitä muut tarjoavat. Kilpailutus kannattaa erityisesti, jos:
- yhtiö maksaa kuukausimaksua, vaikka tarvitsee käytännössä vain tilinpäätöksen
- tilinpäätöksen hinta on noussut joka vuosi
- tilinpäätös on valmistunut myöhässä tai yhtiökokous on jouduttu siirtämään
- laskulla on ollut lisäveloituksia, joista ei ole sovittu etukäteen
- hallitus ei ole saanut vastauksia kysymyksiinsä
Tarvitseeko taloyhtiö jatkuvaa kirjanpitosopimusta?
Ei aina. Pienessä taloyhtiössä, jossa hallitus hoitaa laskujen maksamisen ja vastikkeet tulevat suoraan pankkitilille, kirjanpito ja tilinpäätös voidaan tehdä kerralla tilikauden päätyttyä. Lopputulos on sama lain vaatimukset täyttävä tilinpäätös, mutta kuukausimaksua ei ole.
Lue lisää: Tilinpäätös ilman jatkuvaa kirjanpitosopimusta
Näin kilpailutus etenee aikataulussa
Marras–joulukuu: pyydä tarjoukset ja päätä
Pyydä tarjoukset kahdelta tai kolmelta toimijalta. Hallitus valitsee tekijän ja kirjaa päätöksen pöytäkirjaan.
Joulukuu: tarkista vanha sopimus
Jos yhtiöllä on voimassa oleva kirjanpitosopimus, tarkista sen irtisanomisaika ja irtisano se ajoissa.
Tammikuu: aineisto uudelle tekijälle
Tiliotteet, laskut, vastikelistat, lainojen saldot vuodenvaihteelta ja edellisen vuoden tilinpäätös.
Helmi–huhtikuu: tilinpäätös ja veroilmoitus
Tilinpäätös allekirjoitetaan ja tarkastetaan, ja veroilmoitus annetaan tarvittaessa huhtikuun loppuun mennessä. Yhtiökokous pidetään viimeistään kesäkuussa.
Mitä tarjouspyyntöön kannattaa kirjoittaa?
Mitä tarkemmin kerrot yhtiöstä, sitä tarkemman hinnan saat. Kerro ainakin:
- huoneistojen määrä
- arvio tositteiden määrästä kuukaudessa tai vuodessa
- onko yhtiöllä lainoja tai onko remontti tulossa
- kuka maksaa laskut ja kuka hoitaa vastikelaskutuksen
- onko huoneistoissa vesimittarit ja kuka tekee tasauksen
- millä ohjelmalla kirjanpito on tähän asti tehty
Arviokin riittää. Tarkemmat tiedot voi käydä läpi tarjouksen jälkeen.
Näin vertaat tarjouksia
☐ Sisältyykö hintaan vuoden kirjanpito ja täsmäytykset?
☐ Sisältyykö toimintakertomus?
☐ Sisältyykö veroilmoitus?
☐ Onko sähköinen allekirjoitus mukana?
☐ Tuleeko ohjelmistokuluja?
☐ Kerrotaanko lopullinen hinta ennen työn aloittamista?
☐ Milloin tilinpäätös luvataan valmiiksi?
Kaksi tarjousta, joiden hinta näyttää samalta, voivat olla sisällöltään hyvin erilaisia. Vertaa siksi kokonaishintaa, älä pelkkää alkuhintaa.
Muista ennen vuodenvaihdetta
- Jos yhtiö haluaa siirtää varoja rakennusrahastoon, rahastointipäätös pitää tehdä tilikauden aikana, jotta siirto on verovapaa.
- Varmista, että kaikki kuluvan vuoden laskut on maksettu tai kirjattu muistiin.
- Sovi vesimittarien luennasta vuodenvaihteessa, jos yhtiössä on huoneistokohtaiset mittarit.
- Tallenna lainojen saldot 31.12. pankin verkkopalvelusta.
Näin teemme tilinpäätöksen meillä
Taloyhtiön tilinpäätös ilman jatkuvaa sopimusta alk. 290 €, sisältää arvonlisäveron. Hintaan sisältyvät vuoden kirjanpito ja täsmäytykset, tilinpäätös ja toimintakertomus, veroilmoitus ja sähköinen allekirjoitus. Ohjelmistokuluja ei tule, eikä palvelu sido mihinkään. Kerromme lopullisen hinnan aina ennen työn aloittamista.
Koska tilinpäätöksen tekee kirjanpitäjä, joka on myös isännöitsijä, ymmärrämme, mitä hallitus tilinpäätökseltä tarvitsee ja mitä osakkaat yhtiökokouksessa kysyvät. Käymme luvut tarvittaessa läpi hallituksen kanssa.